Como fazer o armazenamento da nota fiscal eletrônica

As notas fiscais eletrônicas são documentos que registram dados de transações de vendas. As mesmas são gravadas em arquivos no formato XML, onde são inseridos dados como valor da nota, número, modelo, série, data, produtos e dados de transporte. O arquivo XML fica armazenado em meio eletrônico e é validado por meio de uma assinatura digital.

Quando falamos em armazenamento da nota fiscal eletrônica e XML, o mais importante é saber a obrigatoriedade deste documento.

A seguir, vamos ver como funciona a legislação a respeito do armazenamento do XML.

Legislação sobre armazenamento da nota fiscal eletrônica

As empresas precisam apresentar o XML das Nfes emitidas ou destinadas ao seu CNPJ. Mesmo que mantenham informações em bancos de dados de sistemas de automação comercial referentes às notas, estes não substituem a obrigação da guarda do XML. Em caso de sinistro ou perda dos arquivos eletrônicos, estes não serão disponibilizados para recuperação por parte da SEFAZ, que entende que o contribuinte é o único responsável pela guarda dos arquivos. Ressalta-se ainda que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo inferior à guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações. Por isso é importante ter um cuidado especial com os arquivos digitais. De acordo com a lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173, emitente e destinatário deverão armazenar os arquivos XML pelo período de 5 anos contados a partir de sua data de autorização, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Daí a importância de armazenar apenas o arquivo digital, não havendo necessidade da guarda em papel. Seguir as normas que regulamentam o armazenamento de XML é fundamental para não ter problemas com a fiscalização.

Como estamos falando de uma lei presente na Constituição brasileira, o não cumprimento dessas coordenadas gera multas. Se a empresa perder os arquivos da nota, pode pagar mais de R$ 1.000,00 em multas por cada XML.

Armazenamento automatizado de XML de NFe

O SAC9 garante o armazenamento dos arquivos XML das lojas usuárias do sistema de forma totalmente segura em nuvem no maior Datacenter do mundo, a Aws Amazon. O envio dos arquivos para a nuvem ocorre de forma automática assim que o documento é processado no sistema. Todos os documentos ficam à disposição da loja, que pode fazer o envio para seu contador ou ao fisco com apenas alguns cliques no mouse. Tudo muito simples e rápido.

Caso precise de mais informações sobre o armazenamento ou acesso soa arquivos XML, entre em contato conosco.